Oude computers afvoeren begint met twee vragen: welke apparatuur mag weg, en welke gegevens staan er nog op? Maak een back-up van wat u moet bewaren, spreek af hoe datadragers worden verwerkt en leg de overdracht vast. Daarna kunt u de partij laten ophalen voor hergebruik of recycling.

Dat geldt voor een paar laptops na een vervanging, maar ook voor een magazijn vol desktops na een verhuizing. Hieronder leest u wat u zelf voorbereidt en welke vragen u aan de inzamelaar stelt.

1. Bepaal welke hardware echt weg kan

Loop de partij na met degene die uw ICT beheert. Een computer die maanden ongebruikt staat, kan nog nodig zijn voor een oud boekhoudpakket, een lopend project of het terughalen van bestanden. Vraag daarom eerst wie de eigenaar is en of het apparaat is vrijgegeven voor afvoer.

Controleer ook lease- en huurapparatuur. Een laptop met een resterende overeenkomst kan meestal niet zomaar worden meegegeven. Bij apparatuur die uw bedrijf zelf bezit, controleert u of er nog interne goedkeuring nodig is om het bedrijfsmiddel af te voeren.

  • Welke laptops, desktops, servers en randapparatuur mogen weg?
  • Zitten er apparaten van medewerkers, klanten of een leasemaatschappij tussen?
  • Zijn er gegevens of toepassingen die nog moeten worden overgezet?
  • Wie geeft namens uw organisatie toestemming voor de overdracht?

2. Bewaar de gegevens die uw organisatie nodig heeft

Controleer de back-up vóórdat een apparaat wordt gewist of vernietigd. Alleen weten dat er een back-upprogramma draait, is onvoldoende: laat een belangrijk bestand terugzetten en controleer of u bij de juiste gegevens kunt.

Denk aan lokale documentmappen, e-mailarchieven, databases en bestanden die buiten uw centrale opslag staan. Laat uw ICT-beheerder bepalen wat bewaard moet blijven en wat kan vervallen. De bewaartermijn hangt af van de gegevens en de afspraken binnen uw organisatie.

Noteer vervolgens welke apparaten vrijgegeven zijn. Zo voorkomt u dat een bruikbare computer voor recycling klaarstaat terwijl de enige kopie van een project nog op de schijf staat.

3. Maak afspraken over de datadragers

Een lege prullenbak of snelle formattering is geen bewijs dat gegevens veilig zijn verwijderd. Het NCSC adviseert om gegevensdragers zorgvuldig te laten wissen of vernietigen. Dat kan ook spelen bij apparatuur die u minder snel als computer ziet, zoals printers en netwerkapparaten.

Bespreek welke gegevens op de partij staan, welke methode wordt gebruikt en welk bewijs u na afloop ontvangt. De keuze hangt onder meer af van het type opslagmedium, de werking ervan en uw beveiligingsbeleid. Lees ook onze uitleg over harde schijven wissen of vernietigen.

Vraag vooraf hoe apparaten en datadragers herkenbaar blijven tijdens de overdracht en verwerking. Een serienummer of interne assetcode helpt om het eindresultaat aan uw administratie te koppelen.

4. Maak het ophalen praktisch uitvoerbaar

Zet de vrijgegeven apparatuur bij elkaar op een bereikbare plek. Bewaar datadragers tot de overdracht op een plek waar onbevoegden niet bij kunnen. Meld bijzonderheden zoals een trap, beperkte laadruimte, zware servers of een noodzakelijke afspraak met de receptie.

Maak een paar duidelijke overzichtsfoto’s. Daarmee kan een inzamelaar de omvang en samenstelling inschatten. Zet geen wachtwoorden, documenten of klantgegevens in beeld. Vermeld de locatie en geef aan of de partij vooral bestaat uit laptops, desktops of andere IT-hardware.

Gratis ophalen hangt af van de partij en de afgesproken verwerking. Laat vooraf bevestigen wat wordt meegenomen en of er voorwaarden of kosten gelden. Een beoordeling voorkomt verrassingen op de ophaaldag.

5. Leg de overdracht en verwerking vast

Spreek af wat u ontvangt bij het ophalen en na de verwerking. Bij een kleine partij kan een overzicht van apparaten voldoende zijn voor uw overdrachtsadministratie. Bij datadragers kan uw beleid een registratie per serienummer en een verwerkingsbewijs vereisen.

Bewaar de bevestiging bij uw eigen administratie. Controleer of aantallen, identificatie en gekozen methode aansluiten op uw afspraak. Een certificaat is alleen bruikbaar als duidelijk is op welke datadragers en handelingen het betrekking heeft.

Wat gebeurt er met de oude computers?

Bruikbare hardware kan na passende dataverwijdering worden getest voor hergebruik. Apparaten die daar niet voor geschikt zijn, kunnen worden verwerkt voor onderdelen of materialen. Vraag welke route voor uw partij geldt; de leeftijd alleen vertelt niet of een computer nog bruikbaar is.

Drive4Recycle organiseert het ophalen van oude IT-hardware bij bedrijven in Nederland. Voor dataverwerking werken we met gespecialiseerde partners. Bekijk hoe het ophalen werkt en welke apparatuur u kunt aanmelden. Een afgesproken deel van de verkoopopbrengst kan bijdragen aan een lokaal goed doel.

Veelgestelde vragen over oude computers afvoeren

Moet ik alle harde schijven zelf verwijderen?

Niet standaard. Stem vooraf af of complete apparaten worden opgehaald of losse datadragers nodig zijn. Laat demontage uitvoeren door iemand die daarvoor bevoegd is en verander de partij niet zonder overleg.

Kunnen defecte computers ook worden opgehaald?

Meld defecten bij uw aanvraag. Of een defect apparaat in de partij past, hangt af van de samenstelling en de verwerkingsafspraken. Geef vooral aan of een datadrager niet meer bereikbaar is voor normaal wissen.

Hoe meld ik een partij oude hardware aan?

Stuur een overzichtsfoto met uw locatie en een korte toelichting. Drive4Recycle beoordeelt de partij en bespreekt wat we kunnen ophalen. U vindt de vervolgstappen op de pagina contact.